Passobus
УвійтиСпробувати за €9.99

Як перенести облік перевезень з Excel у Passobus за один день

Команда Passobus4 хв читання

Excel — це нормальний перший інструмент для перевізника. Безкоштовний, гнучкий, його знає кожен диспетчер. Але коли в таблиці більше тисячі клієнтів, п'ятнадцять листів і троє людей редагують її одночасно — час перейти на CRM, яка не зламається від одного зайвого Ctrl+Z.

Хороша новина: міграція — це один робочий день. Вранці підготували, ввечері кабінет уже працює. Розкажемо як саме.

Не хочете робити самі? Якщо у вас велика база (1000+ клієнтів або складна структура тарифів) — напишіть на support@passobus.com або в Telegram @passobus_support_bot. Наша команда перенесе вручну і безкоштовно.

Чи треба переходити взагалі

Лишайтесь в Excel, якщо:

  • У вас менше 50 бронювань на місяць.
  • Один диспетчер, один-два маршрути.
  • Не плануєте рости найближчий рік.

Переходьте на Passobus, якщо:

  • 50+ бронювань на тиждень.
  • Двоє+ диспетчерів редагують одну таблицю.
  • Клієнти пишуть у Telegram, Viber, на сайт — і ви губитесь у каналах.
  • Не знаєте точно, скільки заробляєте і які маршрути найприбутковіші.

5 кроків міграції за один день

Крок 1. Вирішіть, що переносити

Не переносьте «все як є» — це найгірше що можна зробити. Перенесете заодно й застарілих клієнтів, дублікати й помилки.

Переносьте:

  • Активних клієнтів за останні 12 місяців.
  • Поточні маршрути.
  • Тарифи, які реально продаються.
  • Бронювання на наступні 2–4 тижні.

Не переносьте:

  • Скасовані бронювання старші за 3 місяці.
  • Тестові записи й дублікати на кшталт «Іванов № 2».
  • Маршрути, які ви більше не виконуєте.

Крок 2. Зареєструйтесь у Passobus

app.passobus.com/register — реєстрація за 2 хвилини. Картка для пробного періоду не потрібна. 14 днів безкоштовно, далі вирішите чи продовжувати.

Крок 3. Налаштуйте маршрути й тарифи

В кабінеті:

  1. Маршрути → Країни — увімкніть країни, з якими працюєте (UA, PL, CZ, SK, HU, DE — активні за замовчуванням).
  2. Маршрути → Міста — додайте свої міста відправлення й прибуття.
  3. Маршрути → Тарифи — налаштуйте тарифну матрицю один раз. Далі ціна для будь-якої пари «звідки → куди» рахується автоматично.

На тарифі Розширений можна імпортувати все це з Excel-файлу одним кліком — структура очевидна, кабінет підкаже формат при завантаженні.

Крок 4. Імпортуйте клієнтів

Експортуйте з Excel список з колонками: ім'я, телефон, email (опційно), примітки (опційно). Завантажте у Passobus через Клієнти → Імпорт.

Якщо у вас телефони в різних форматах (0501234567, (050) 123-45-67, +38 050 12 34 567) — це не страшно, Passobus автоматично нормалізує їх. Але якщо там зовсім хаос — спочатку приведіть до одного формату через Find & Replace в Excel, тоді пошук клієнтів буде працювати ідеально.

Крок 5. Перевірте і поступово переходьте

Після імпорту:

  • Знайдіть 5–10 знайомих клієнтів у пошуку — все на місці?
  • Створіть тестове бронювання — ціна рахується автоматично?
  • Перевірте дашборд аналітики — цифри збігаються з Excel?

Не закривайте Excel у перший день. Тиждень працюйте паралельно: нові бронювання — у Passobus, старі — лишайте в Excel для довідок. Через 2–3 тижні помітите, що Excel вже не відкриваєте взагалі.

Що отримаєте після переходу

  • 📥 Один інбокс на всі канали. Заявки з адмін-панелі, віджета на сайті й Telegram-бота — в одному місці. Не треба тримати в голові, «де я останній раз дивився».
  • 🔍 Історія клієнта в один клік. Хто це? Скільки разів їздив? На яку суму? — все на одній картці. Не треба гортати 30 листів таблиці.
  • 🔔 Сповіщення про дедлайни — закінчується страховка авто, наближається ТО, прострочений рахунок. Більше нічого не пропустите.
  • 📲 Доступ із телефона. Passobus — це PWA, додайте на головний екран і користуйтесь як звичайним додатком. Push-сповіщення про нові бронювання навіть із закритою вкладкою.
  • 💰 Чесна аналітика. Прибуток по маршрутах, заповнюваність рейсів, втрачені клієнти — все на одному екрані, оновлюється в реальному часі.

Часті питання

А якщо у мене Google Таблиці, а не Excel? Експортуйте у форматі .xlsx через Файл → Завантажити → Microsoft Excel і далі за тим самим планом.

Що, якщо у мене все в WordPress + плагіні бронювання? Напишіть нам на support@passobus.com — допоможемо знайти, де лежить ваша база, і перенесемо. Це безкоштовно.

Чи можна потім повернутися в Excel? Так. Passobus експортує всі ваші дані в Excel і CSV у будь-який момент. Ваша база — завжди ваша, ви не залежите від нас.

Скільки часу триває імпорт великої бази? 1000 клієнтів — 5 хвилин. 10 000 клієнтів — 30 хвилин. Перевіряє телефони на дублікати автоматично.

Чи можна імпортувати історію минулих бронювань? Так, але не рекомендуємо переносити більше 6 місяців історії одразу. Краще почати з активних даних, історичні підвантажити пізніше якщо знадобиться для аналітики.

Готові спробувати? app.passobus.com/register — 14 днів безкоштовно, без картки. Питання щодо міграції — Telegram @passobus_support_bot.